Factura Electrónica 👩🏻‍💻

Antes de empezar, estoy asumiendo que ya sabes qué es una factura electrónica, pero para quienes no lo sepan, es una factura que se hace digitalmente. Esto hace que puedas enviarla electrónicamente, lo que significa que la DIAN y tu cliente la van a recibir de manera inmediata. Además, se puede almacenar usando un software para su contabilidad.

Regulación

Aunque no quiero llenarte de tecnicismos ni lenguaje contable, debo decirte que todo lo relacionado con la facturación electrónica está regulado y porque mi intención no es INVENTARTE NADA, si tengo que contarte que todo esto empezó con la resolución 0042 del 5 de mayo de 2020, y las últimas actualizaciones están en las resoluciones 165 del 1 de noviembre de 2023 y 08 del 31 de enero de 2024. Estas normas cubren todo el universo sobre la facturación electrónica, el POS electrónico y los documentos equivalentes.

Pero porque sé que no vas a entrar a leerte todos los artículos y que estás acá para que te lo explique de mejor manera. Entonces empezemos por el principio. 👇🏻

Quienes están obligados a Facturar Electrónicamente

Lamento decirte que muchos, si, muchos…

*Nota: Si ves términos que desconoces, no te preocupes, al final de esta Guía encontrarás todos los términos que yo mencione con sus definiciones.

Hablemos del IVA (Impuesto del valor agregado)

1️⃣ Si estás obligado al IVA, ya estás dentro de los obligados a facturar electrónicamente.

2️⃣ ¿Y cómo sé si estoy obligado a declarar IVA? 👇🏻

✅ Si eres persona natural y el año anterior o en el presente año, superaste tus ingresos de tu actividad en $164.728.000 (3.500 UVT). Estas obligado a facturar electrónicamente.

✅ Si tienes más de un establecimiento de comercio. Estas obligado a facturar electrónicamente.

✅ Si el año anterior o en el presente año, superaste los $164.728.000 (3.500 UVT) en tus consignaciones bancarias, depósitos o inversiones financieras. Estas obligado a facturar electrónicamente.

Hablemos del Impuesto Nacional al Consumo

1️⃣ Es parecido con el anterior, si estás obligado a declarar el impuesto Nacional al Consumo, ya estás dentro de los obligados a facturar electrónicamente.

2️⃣ ¿y cómo sé si estoy obligado a declararlo? 👇🏻

✅ Si el año anterior o en el presente año, superaste tus ingresos de tu actividad en $164.728.000 (3.500 UVT) , tienes que declarar este impuesto y por eso ya estas obligado a facturar electrónicamente.

✅ Si tienes más de un establecimiento de comercio. Estas obligado a facturar electrónicamente.

3️⃣ ¿Qué tipo de negocio tiene que declarar este impuesto? Los que presten servicios o venden a consumidor final, como:👇🏻

✅ Servicios de telefonía móvil, internet y navegación móvil, y servicio de datos.

✅ El servicio de expendio de comidas y bebidas preparadas en restaurantes, cafeterías, autoservicios, heladerías, fruterías, pastelerías y panaderías para consumo en el lugar, para ser llevadas por el comprador o entregadas a domicilio.

✅ Servicios de alimentación bajo contrato.

✅ Servicio de catering.

✅ Servicio de expendio de comidas y bebidas alcohólicas para consumo dentro de bares, tabernas y discotecas.

Hablemos de Personas Naturales

1️⃣ Si tus ingresos anuales por venta de bienes o servicios superan los $164.728.000 (3.500 UVT) . Estas obligado a facturar electrónicamente.

2️⃣ Si eres contratista del estado y el año anterior o en el presente año, superaste tus ingresos en $188.268.000 (4.000 UVT) . Estas obligado a facturar electrónicamente.

3️⃣ Si eres artesano, agricultor, ganadero o tienes una profesión liberal ( los profesionales que ofrecen sus servicios basándose en sus conocimientos, como médicos, abogados, ingenieros, arquitectos, contadores, entre otros) y el año anterior o en el presente año, superaste tus ingresos de tu actividad en $164.728.000 (3.500 UVT) . Estas obligado a facturar electrónicamente.

4️⃣ Si NO eres artesano, agricultor o ganadero y NO has superado en el año anterior o en el presente año los $164.728.000 (3.500 UVT) , PERO SI…

✅ Tienes más de un establecimiento de comercio. Estas obligado a facturar electrónicamente.

✅ Eres usuario aduanero. Estas obligado a facturar electrónicamente.

✅ Si explotas intangibles, o sea ,si ganas dinero vendiendo cosas intangibles como patentes, derechos de autor o franquicias. Estas obligado a facturar electrónicamente.

Hablemos de Personas Jurídicas

✅ Por el simple hecho de ser personas jurídicas y vendan o transfieran bienes o servicios. Estas obligado a facturar electrónicamente.

Hablemos del Régimen Simple de Tributación

✅ Por el simple hecho de pertenecer a este régimen. ya estarías obligado a facturar electrónicamente.

Creo que el resumen anterior ya te aclara bastante sobre quiénes deben facturar electrónicamente. Pero eso no es todo. Una cosa es estar obligado y otra es usar la facturación electrónica a tu favor, ya que tenerla te dará muchos beneficios.

Beneficios de Facturar Electrónicamente

Mira, por todos lados en internet vas a encontrar que estos son los beneficios de tener facturación electrónica. 👇🏻

1️⃣ Ahorro de Costos: Ya no tienes que imprimir, almacenar y enviar facturas físicas.

2️⃣ Eficiencia: Las facturas electrónicas que hagas se envían al instante, agilizando procesos de cobro y pago.

3️⃣ Seguridad: Menos riesgo de falsificación y errores, ya que tus facturas electrónicas son difíciles de alterar.

4️⃣ Cumplimiento: Te aseguras de cumplir con las normativas de la DIAN, evitando multas y sanciones.

Pero yo que llevo trabajando todos los días con clientes hace varios años, te voy a contar LA REALIDAD.

Si, los anteriores beneficios son buenísimos y son verdad, no te voy a mentir, pero el verdadero beneficio no es que te ponga una sanción la DIAN (ojo, aunque podría pasar) el verdadero BENEFICIO ES QUE NO PIERDAS VENTAS Y POR CONSIGUIENTE CLIENTES.

Ya está. Es eso.

Yo sé que la mayoría te va a decir que si no tienes implementada la facturación electrónica corres el riesgo de una sanción o cierre de tu negocio. Pero las verdaderas razones son: 👇🏻

✅ La realidad es que vas a PERDER CLIENTES y VENTAS por no tener facturación electrónica.

✅ Tu empresa o negocio va a carecer de generar confianza, y si eres un empresario comprometido, sabrás que la CONFIANZA LO ES TODO.

✅ Dejémonos de mentiras, los GRANDES CLIENTES y los GRANDES NEGOCIOS solo los vas a poder tener si cuentas con la facturación electrónica. Creeme, ellos te la van a pedir. 

✅ En el mundo de los negocios poder negociar es una de las cosas más importantes y si no tienes factura electrónica no podrás convertir tus facturas en TÍTULOS VALORES. Ojo, esto es muy importante para ciertos negocios.

✅ Y bueno, por último, los problemas con la DIAN. Si eres muy de malas, y no estás cumpliendo con la norma por ESPERAR HABER QUE PASA, lo que va a pasar es que puede que la DIAN te llega a visitar o a requerir y lo más probable es que te arriesgues a una SANCIÓN y que cierren tu negocio.

Ahora que ya sabes si estás obligado, o no, y los verdaderos beneficios de contar con la facturación electrónica, te voy a explicar cómo se hace para tenerla.

Proceso para tener la Facturarcion Electrónica

A este proceso se le llama normalmente, PROCESO DE HABILITACIÓN y para eso se necesita de un PROVEEDOR TECNOLÓGICO.

Hablemos del Proceso de Habilitación

Este proceso, no es más que una serie de pasos tecnológicos que hay que realizar dentro de un software que permita hacerlo y que al mismo tiempo, esté enlazado con la DIAN para que el proceso quede perfecto y válido para emitir facturas electrónicas. 

¿Esto que quiere decir?

Que necesitas tener SI o SI, un SOFTWARE (programa computacional) avalado por la DIAN para que esas facturas sean válidas y también una PERSONA EXPERTA en hacer todo este proceso (así como yo 🤓 ).

¿Cual es el proceso?

1️⃣ Avalar que los datos y requerimientos de la empresa estén correctos, como el RUT.

2️⃣ Registro como facturador electrónico.

3️⃣ Habilitación ante la DIAN con validación previa.

4️⃣ Configuración de medios de operación.

5️⃣ Configuración del Set de Pruebas.

6️⃣ Asociación de prefijos.

7️⃣ Configuración de numeraciones.

8️⃣ Asignacion de rangos de numeración.

9️⃣ Aceptación de términos y condiciones.

Como lo ves, tiene su proceso y aunque el Contador se supone que es el que debería en teoría realizarlo, en algunas ocasiones fallan cosas tecnológicas, como el navegador que se está utilizando, el sistema operativo del computador, el software del proveedor tecnológico, el tipo de impresora térmica para el POS, etc. Y para esto se necesita a alguien que sea el que maneje la parte tecnológica, no la parte contable.

Ahora, hablemos del Proveedor Tecnológico

El proveedor tecnológico es una empresa tecnológica que PRESTA EL SERVICIO DE USAR SU SOFTWARE Y CERTIFICADO DIGITAL. Ya está. Es eso. Solo que es muy IMPORTANTE que ese software funcione adecuadamente. Y para esto yo que te recomiendo:

✅ Que esté avalado por la DIAN.

✅ Que funcione en la nube (o sea, que puedas ingresar desde internet y no tengas que descargar o instalar ningún programa en el computador).

✅ Que te permita llevar tu contabilidad si quieres, pero que no sea obligatorio.

✅ Que te permita tener POS electrónico.

✅ Que te permita dar factura sin conexión a internet.

✅ Que tenga soporte.

✅ Que puedas usar desde un dispositivo móvil.

✅ Que sea fácil de aprender a manejar.

✅ Que sea económico según tus ingresos.

✅ Que no falle.

✅ Y para que no falle es mejor que sea reconocido en el mercado.

Mira, no quiero desanimarte ni nada por estilo, pero si ves publicidad por ahí casualmente de programas que te permiten facturar y que es casualmente demasiado económico, HUYE.

Ya he tenido que hacer migraciones de plataformas que dicen que sí funcionan y que solo descargas una app y ya está. En muchas ocasiones estos proveedores no están avalados, o simplemente las integraciones que tienen con la DIAN son negligentes. Además  nunca contestan en soporte, les escribes por redes sociales y nada, les escribes por correo y nada. Es preferible pagar un poquito más por algo de calidad que si funcione.

Ahora nos queda la pregunta del MILLÓN… ¿Debo tener POS Electrónico?

Primero empezemos por el PRICIPIO 👇🏻

¿Qué es el POS?

El POS significa Point Of Sales, o sea, en español PUNTO DE VENTA, y es lo que utilizan algunos negocios que venden directamente a lo que se le llama CONSUMIDOR FINAL, como droguerías, almacenes de calzado o ropa, cafeterias, cafes, restaurantes, supermercados, etc y al pagarles te dan una tirilla con el detalle de tu compra.

¿Por qué estos negocios usan POS?

Porque hay softwares que te permiten administrar todo lo relacionado con tu punto de venta, como inventario, precios, datos de ventas, imprimir tirilla, agilidad en la atención al público, posibilidad de crear comandas (para restaurantes) etc.

Esto es demasiado beneficioso para los negocios, ya que como dice la frase “LO QUE NO SE MIDE, NO SE PUEDE MEJORAR”.

Entonces, si mejoras los procesos en tu negocio, atiendes mejor y más rápido a tus clientes y además sabes los datos de tus ventas y de tus compras. Eso te hará tomar mejores decisiones para tu negocio y además te dará la información para que sepas si estás obligado a facturar electrónicamente.

Hablemos del POS Electrónico

Resulta que te estoy contando los beneficios de tener un sistema POS en un punto de venta, pero eso antes era opcional, ahora es OBLIGATORIO.

¿Para quienes?

Te lo voy a decir de la manera más SIMPLE, si estás obligado a facturar electrónicamente y vendes a CONSUMIDOR FINAL, ya está. Estás obligado al nuevo POS Electrónico.

Lo vas a entender mejor con este ejemplo 👇🏻

Imaginemos que Carlos tiene una fábrica de calzado y que por sus ventas, tiene que vender con IVA a sus clientes. Uno de esos clientes se llama Milena.

Ella comercializa calzado en dos almacenes de su propiedad. Carlos por ser fabricante no vende al público, o sea a consumidor final, pero Milena sí. Carlos por estar obligado al IVA en sus ventas y Milena por tener dos establecimientos de comercio, ambos están obligados a facturar electrónicamente.

Solo que Carlos debe venderle a Milena con Factura Electrónica y Milena debe venderle a sus clientes que entren a su almacén y compran sus zapatos, con tirilla de POS Electrónico.

¿Entonces, Milena puede tener solo POS Electrónico?

NO, SE PUEDE TENER SOLO FACTURA ELECTRÓNICA, PERO NO SE PUEDE TENER SOLO POS ELECTRÓNICO.

Resulta que si estás obligado a facturar electrónicamente, en teoría podrías dar solo factura electrónica en tu almacén, si es que vendes a consumidor final. Ya es una cuestión de preferencia. Lo que no puedes, es tener un almacén y no tener factura electrónica, ya que si estás obligado a facturar electrónicamente y por la naturaleza de tu negocio, tienes un almacén, SE DEBE PRIMERO HACER EL PROCESO DE HABILITACIÓN DE FACTURACIÓN ELECTRÓNICA Y LUEGO SI, HABILITAR EL POS ELECTRÓNICO.

¿Entonces, Milena debe tener solo Factura Electrónica?

En teoría Milena podría tener sólo facturación electrónica, pero en la práctica yo NO SE LO RECOMENDARÍA.

Imagínate que están 5 clientes intentando pagar cada uno por un par de zapatos y el vendedor enredado, ya que está tratando de darle a cada uno una factura electrónica. Ves… Lo más probable es que del tercer al quinto cliente se vayan a comprar a otro lado y ese lado si pueda que tenga un POS que le agilice la venta en segundos.

Pero ojo, ya sabemos que Milena está obligada a facturar electrónicamente, por ende, debería tener el POS Electrónico para agilizar sus ventas y cumplir con la legalidad. Pero si llega un cliente y le pide factura electrónica porque le va a comprar 10 pares de zapatos para una empresa, Milena le debe dar factura electrónica, si ese cliente se lo pide.

¿Ya te estás dando cuenta a donde quiero llegar?. Ves que es cuestión de CLIENTES Y VENTAS. Bueno, y también de cumplir con la DIAN. Pero te reitero de nuevo. Tener la obligación por ley de facturar electrónicamente y no hacerlo  por esperar HABER QUE PASA, te puede causar muchos dolores de cabeza, ya que va afectar directamente tu bolsillo.

Proceso para tener POS Electrónico

El proceso es exactamente igual al de la Facturación Electrónica. Se necesita el PROCESO DE HABILITACIÓN y de un PROVEEDOR ELECTRÓNICO.

¿Qué hay de diferente?

Nada, el proceso de habilitación es igual, pero hay que hacerlo y es otro PROCESO ADICIONAL.

Primero se habilita la facturación electrónica con todos los pasos que te mencioné anteriormente y luego, volver a hacer lo mismo pero para POS Electrónico.

La facturación electrónica tendrá su propia numeración de facturación ante la DIAN, con sus propios rangos y el POS electrónico también contará con su propia numeración y rangos, pero de POS ante la DIAN.

Por eso te decía también anteriormente, que el ideal es contratar con un buen PROVEEDOR TECNOLÓGICO que permita hacer las dos cosas, FACTURAR ELECTRÓNICAMENTE Y EMITIR TIRILLA DE POS ELECTRÓNICO.

Entonces, ¿La Factura Electrónica es igual que el POS Electrónico?

Si y no. Y ya te lo voy a explicar, solo quiero pedirte disculpas ya que me toca ponerme un poco técnica, pero solo un poquito, nada que no puedas entender.

Mira, cuando le das a tu cliente una factura electrónica, le estás ofreciendo varias ventajas, como: 👇🏻

✅ Que pueda soportar costos, gastos e impuestos descontables con esa factura.

✅ Que reciba una factura electrónica legal. O sea, que le llegue a la DIAN y a tu cliente de inmediato. Para que eso suceda, le tiene que llegar a la DIAN un archivo XML y a tu cliente le llega también ese XML más una representación gráfica de la factura vía correo electrónico.

👉🏻 EL XML es un tipo de lenguaje que entienden las computadoras entre sí, y es la manera como la DIAN lleva trazabilidad (seguimiento) de todas las facturas que se hacen, y la representación gráfica es un PDF que al imprimir viene en tamaño carta y se visualiza todos los datos de la factura. Es lógico, el XML es un archivo que lo entendería un programador pero el resto de la humanidad no, entonces eso se pone de manera bonita y entendible en ese PDF.

👉🏻 Si es POS electrónico, también le va a llegar a la DIAN ese XML, pero al cliente se le entrega una representación gráfica en modo de tirilla. O sea, también bonita y entendible.

👉🏻 Para que todo lo anterior suceda, el cliente debe dar sus datos. Hoy en día la DIAN solo está exigiendo que el cliente proporcione su nombre, cédula y correo si es persona natural y si es jurídica, su NIT, razón social y correo. Solo esos tres datos.

👉🏻 Si la factura electrónica viene con esos datos y le llega a la DIAN, es válida para soportar costos, gastos e impuestos descontables y si la tirilla del POS electrónico TAMBIÉN cuenta con esos mismos datos, también es válida para soportar esos costos, gastos e impuestos descontables.

Con lo anterior, te das cuenta que PRACTICAMENTE SON IGUALES, al emitir una factura electrónica o un POS electrónico, le llega a la DIAN y al cliente y en ambas situaciones si cuenta con los datos exigidos por la DIAN y se pueden usar para soportar costos, gastos e impuestos descontables.

Pero ¿Hay diferencia entre la Factura Electrónica y el POS Electrónico?

Si, hay unas DIFERENCIAS PUNTUALES que obviamente debes tener en cuenta. Aquí están 👇🏻

Si llegaste hasta aquí, Felicitaciones 🎉